GESTION DE PROJET

Un appel d’offres 100 % agile ? On a testé pour vous

Publié le : 24 Janvier 2019

5 min.

Ouvre une nouvelle fenêtre Le Lean Agile Procurement : un appel d’offres cent pour cent agile - Web2Day 2019

Un appel d’offres complet en deux semaines, sans dossier papier, avec mise à l’épreuve… Incroyable mais vrai !

La preuve en est, nous l’avons vécu. Nous avons eu le plaisir de participer à la consultation lancée par Amnesty International France en décembre dernier. L’objet était la recherche d’un nouveau partenaire pour gérer l’ensemble de leurs projets digitaux (design/web/mobile). Nous avons eu la chance de remporter ce marché, nouvelle annoncée quelques jours avant Noël…

Un appel d’offres idéal : celui auquel on aurait plaisir à répondre, que l’on mettrait en premier dans notre To Do list, dont on parlerait autour de nous dès que possible…

Irréaliste vous dites ? Découvrez le Lean Agile Procurement !

Lean Agile Procurement (LAP)

Il s’agit d’une toute nouvelle approche pour les consultations : simple et efficace.

La procédure est basée sur la méthode agile. Elle s’applique à toute taille ou type de projet et est optimisée pour que le meilleur partenaire se démarque.

Voici les principaux avantages :

Rapidité

D’ordinaire, une consultation peut s’étaler sur plusieurs mois : envoyer la demande, donner un délai pour la rédaction des dossiers, les recevoir, les lire, … et enfin les départager.

Grâce au LAP, tout peut être organisé en deux semaines : de la notification à la signature.

Échanges

D’ordinaire, une consultation autorise une seule rencontre avec le prestataire, et encore !

Avec le LAP, l’entreprise et le prestataire sont toujours dans l’échange : ils apprennent à réellement se connaître et testent même leur synergie sur un projet concret.

Co-création

D’ordinaire, l’entreprise émet la consultation et reçoit nombre de propositions sous forme de dossiers, propositions figées ne pouvant évoluer. Elle doit ensuite faire son choix dans ce panel, à son goût ou non.

Le LAP, lui, permet à l’entreprise de s’impliquer réellement dans l’élaboration du partenariat, elle va co-construire la réponse avec le futur prestataire en fonction de ses attentes.

Une petite révolution dans ce domaine !

Déroulement

Amnesty International France a organisé l’exercice en deux étapes :

Un rendez-vous d’une heure (proposé à l’ensemble des candidats pré-sélectionnés)
Une journée d’ateliers (proposé aux deux finalistes)

Le tout, réponse incluse, en deux semaines !

Nous pouvons l’avouer aujourd’hui, nous avons été très surpris. Mais aimant les défis, nous avons plongé dans l’inconnu sans hésiter…

Le premier rendez-vous est appuyé par un formulaire général permettant de mieux cerner le prestataire (taille, compétences, méthodes, …). Il offre la possibilité, en une heure, de le découvrir : son évolution, ses clients, ses projets en cours et sa philosophie. A l’issue des rencontres, seuls deux candidats sont retenus.

La journée d’ateliers, elle, est intense. Elle a demandé la participation d’une équipe plus étoffée composée des différents métiers de l’agence.

Pour optimiser le résultat, il est important qu’elle soit organisée dans un lieu neutre (ni dans les locaux de l’entreprise, ni chez le prestataire) et par un acteur neutre (société tierce).

Nous avons eu la chance d’être encadrés, guidés et soutenus par la chaleureuse équipe de la société Goood, experts agiles.

L’objectif est une réelle immersion, pour toutes les parties, dans l’objet de la consultation.

Les activités nous ont permis :

d’apprendre à connaître nos interlocuteurs de façon naturelle,
d’approfondir nos connaissances sur Amnesty (contexte, méthodes de travail, technologies, besoins, …),
de réaliser un POC (Proof Of Concept) : ici travailler sur un projet découvert sur le moment mêlant parcours utilisateurs et développement,
d’aborder et de résoudre les éventuels désaccords pouvant surgir au cours du projet en toute sérénité (retard de livraison, processus de recette et de garantie, …),
- et bien sûr de compléter le Lean Procurement Canvas.

Lean Procurement Canvas (LPC)

Le canvas est le coeur du partenariat, il synthétise la réponse du prestataire.

Il s’agit d’un document qui définit l’ensemble des besoins de l’entreprise, des compétences du prestataire, des objectifs de la consultation, des modalités de la réponse proposée, …

Tout gravite autour de cet élément. La journée permet une co-construction du canvas, celui-ci évolue tout au long des ateliers, jusqu’à la dernière minute.

La partie gauche concerne le prestataire qui répond à la consultation.

La partie centrale regroupe les objectifs du projet (True North).

La partie droite concerne l’entreprise en recherche de prestataire et ses besoins.

Lorsque le canvas est plié en deux dans le sens de la largeur, les besoins de l’entreprise et les compétences du prestataire se superposent et se répondent parfaitement.

Le canvas est présenté au format XXL : sur un mur complet. Cela permet de décupler les échanges : plusieurs personnes peuvent y travailler, y discuter, y apporter des modifications simultanément.

Partie droite : l’entreprise

L’entreprise prépare en amont : ses besoins, les délais souhaitées, les conditions et surtout les objectifs de la consultation. Ces derniers sont représentés par une liste ordonnée. Ils sont suivis d’indicateurs précis permettant d’évaluer leur réalisation.

Cette section s’est donc rapidement complétée.

Partie gauche : le prestataire

Le prestataire complète sa partie au fur et à mesure de la journée.

En premier lieu, il indique ses compétences. Dans notre cas, il s’agit de nos services (AMOA, design, webmarketing, développement d’applications web métier et d’applications mobiles, …). Nous sommes entrés dans les détails, en listant les langages maîtrisés, les outils utilisés, les méthodes de travail, … et avons groupé tout cela par thèmes.

Une section est réservée aux récompenses obtenues, c’est-à-dire tous les événements/retours extérieurs reçus appuyant la qualité des services et l’image du prestataire (conférences, formations, meetups, ...).

Ensuite, le prestataire présente les intervenants qui seront amenés à échanger avec l’entreprise au cours du projet, il les ajoute au canvas.

Il renseigne les éléments qui le différencient de ses concurrents. Nous avons mis en avant notre organisation sous forme d’entreprise libérée, nos ateliers design thinking, notre certification en tant qu’organisme de formation, ainsi que notre implication dans le monde de l’open-source.

La dernière case permet de définir les coûts, elle doit donner toutes les indications tarifaires que les coûts soient fixes ou variables.

Fait particulièrement intéressant, ce canvas se précise au fur et à mesure des discussions, des besoins évoqués par l’entreprise, et des négociations.

Nous avons été impressionnés par la richesse du canvas final par rapport à ce que nous imaginions initialement.

Une fois finalisé, il est le support idéal pour rédiger un contrat classique avant signature. Tous les aspects ont été abordés avec précision, ce qui permet un réel gain de temps.

En fin de journée, entreprise et prestataire ne forment plus qu’une seule et même équipe, une base solide pour une relation saine. Une équipe qui se comprend, qui sait échanger, qui connaît les attentes et les contraintes de chaque partie, et qui a hâte de commencer ce nouveau partenariat, dans ce climat de confiance et de bienveillance.

Le Lean Agile Procurement : la clé de la réussite et de la performance ?

Oui, très certainement.